在外貿實踐中，單證的制作人和簽發人通常是出口商、出口國的商品檢驗機構、貨運公司和進口商。壹般來說是英文或者中英對照。
對外貿易中常見的單據有:
1.合同
合同是壹個通用術語，可以由買賣雙方簽發。如果是賣方作出的，可以稱之為銷售確認書，如果是買方出具的，可以稱之為購買確認書。除了與國內銷售合同相同的要素，如買賣雙方的名稱和地址，簽訂的時間和地點，交易貨物的名稱，付款方式，
除了違約責任，還可以根據不同產品的特點增加附加條款。此外，正規的外貿合同往往有更詳細的約定，比如信用證條件下的信用證開立要求，以及各種不可抗力的規定等。對於在裝卸、儲運過程中容易短缺的大宗商品，如礦產品、農副產品等。，合同中往往會附加壹個“多裝少裝”條款，即在合同總數量和金額的基礎上有壹些差異，最後按照實際交貨數量進行結算。比如“允許上下5%”，就是允許上下5%。理論上合同應該是“壹式兩份，雙方各持壹份簽字的原件”，在外貿實踐中可以執行，不需要太苛刻，壹般的傳真做備忘錄就可以了。更多地依靠商業信用，以及預付款、信用證等實質性的控制手段。合同本身並不重要。正因為如此，壹些國家的客戶甚至會制定“信用證開出後生效”等固定合同和離開條款，進壹步削弱合同的約束力，作為詢價工具到處發放。遇到這樣的合同，不必當真。留出時間，直到收到信用證。
2.發票
或商業發票。外貿中的“發票”和國內財務發票中的“發票”概念完全不同。外貿發票是出口商自己制作和開具的單據，用於說明貨物的名稱、數量、單價、總值等內容。發票格式不限，但必須包含上述要素，並簽署全名。
發票上必須註明發票號(自己擬)和開具時間。根據需要可以復印幾份。由多份正本和副本組成的，應當標明“正本”和“副本”字樣。
在發票的末尾，通常會有壹個e &；“o.e .”壹詞的意思是“如有錯誤，應予以核對”，即這張發票如有錯漏，允許更改。
3.形式發票
樣式與商業發票相似。妳幾乎可以直接發送商業發票，並將標題改為“形式發票”。形式發票的使用，首先，類似於單方面合同，作為報價和確定交易的工具。壹些國家的客戶更喜歡以“確認形式發票”的形式作為合同。因此，除了與商業發票相同的內容外，還可以根據需要在空白處以“備註”的形式添加交貨日期等條款，以進壹步落實交易。此外，對於那些需要進口許可證或外匯配額的交易，客戶還需要形式發票進行初步申請。通過國際快遞寄送貨物時，還需要附上形式發票，作為快遞公司的統壹報關單。
4.裝箱單
與外貿發票相對應，具有相同的性質，主要用於說明貨物的包裝，如名稱、數量、包裝方式、毛重、體積等。其他細節，如凈重，可以根據產品類別的需要添加。樣式和發票差不多，但不壹定要註明貨值。通常還需要幾份原件和幾份復印件。樣品見模式3。
5、提單(提單)
提單是貨物交付給貨運公司後，由貨運公司出具的憑證，用於代表產權和在目的地提貨。每個船公司都有自己的提單，但是內容都差不多。提單是核心單據，從某種意義上說，它是貨物和支付價值的代表。對於提單，我們後面會用壹章來了解。根據運輸方式的不同，可分為空運提單、海運提單和其他提單。但在實踐中，海運提單是最常見的，其次是空運提單。提單由貨運公司根據托運人和收貨人的名稱和地址、目的地、貨物描述等相關信息填寫，托運人確認無誤後簽發。壹般有三原三副，任何原都可以接。壹旦提貨，剩下的兩份就作廢了。為了防止提單在運輸途中丟失，如果客戶沒有明確要求，只能給客戶壹兩份正本。除提單上的固定欄目外，簽發海運提單時必須加上“裝船日期”字樣，這是計算實際交貨日期的標準。
6.發貨通知書
在開航前或不遲於開航日，托運人應向收貨人發出裝貨情況通知。格式不限，但應包括以下內容:收貨人(收貨人)、發貨人(發貨人)、貨物名稱(貨物)、提單號(提單號)、集裝箱/封條號(集裝箱/封條號)、船名、航次(Voy)、目的港、ETD(預計)和ETA(預計到達時間)等項目。
7.保險單
為了防止國際貨物運輸中可能出現的損壞，貿易商通常會為壹些高價值的貨物投保。
保險公司根據險種簽發保險單，作為貨物單證之壹。
海上貨物保險的風險分為基本風險和附加險。
有三種基本險:平安險、水漬險或水漬險和壹切險。
①平安險的保險範圍包括:整批被保險貨物在運輸過程中由於自然災害造成的全損或推定全損。運輸工具發生事故前後因自然災害墜海造成的全部或部分損失。在裝卸或轉運過程中，壹件或多件貨物落入海中所造成的全部或部分損失。被保險人為采取措施搶救、防止或者減少保險範圍內貨物的損壞而支付的合理費用，但不超過被搶救貨物的保險金額。在避難港卸貨造成的損失和運輸工具遇險後在中途港和避難港卸貨、倉儲和運輸貨物發生的特殊費用。普通海員的犧牲、分擔和節約費用。運輸合同中有“船舶碰撞責任條款”，根據該條款，貨方應賠償船方的損失。
(2)水漬險的承保範圍:除了承擔水漬險的各種責任外，還負責被保險貨物因自然災害造成的壹些損失。
(3)壹切險的承保範圍:除平安險和水漬險的責任外，還負責被保險貨物在運輸途中由於壹般外界原因造成的全部或部分損失。
(2)附加險是基本險的擴展和補充，不能單獨投保。附加險包括壹般附加險和特殊附加險。壹般來說，有11種風險，包括:盜竊和無法交付(ft)，淡水和/或雨水損壞，以及重量短缺的風險。滲漏風險、汙染風險、碰撞和破損風險、氣味風險、出汗和發熱風險、掛鉤損壞風險、包裝破損風險和生銹風險。特殊附加險包括:交貨失敗險、進口稅險、艙面險、拒收險和黃曲黴毒素險。賣方意外風險、出口貨物至香港、九龍或澳門火險責任擴展條款、目的地貨物存放火險擴展條款、香港包含九龍(或澳門)、海洋運輸貨物戰爭險等。
投保時，保額壹般為到岸價加10%。保險費的計算公式為:
保險金額=到岸價格×(1+加價率)
不需要先計算保險費，可以直接按照已知的CNF價格換算成CIF，即CIF=CFR/[1-保險費率×(1+加價率)]。
實際操作中，如果貨物價值不大，比如2000美元以下，壹般簡單處理，統壹收取100元左右的費用作為保險費。
8.數量、重量、衛生證書等檢驗證書。
根據不同的產品，根據國家規定，或者根據客戶的需求和行業習慣，有些商品的出口必須由國家檢驗檢疫局強制執行，並出具檢驗證書。根據檢驗項目的不同，可分為質量證明書、重量證明書和健康證明書。
對於必須檢驗的商品出口，生產廠家必須先經過商檢局備案登記。出口前填寫商檢申請表(從商檢局領取)並將商品樣品送商檢局檢驗。檢驗合格後，由商檢機構簽發商檢放行單，可用於報關和出口。除了國家商檢局，客戶委托第三方民間檢驗機構進行檢驗也很常見。比如最著名的SGS檢驗公司(法國興業銀行(Societe Generale de Surveys)s . a . Standard技術服務有限公司，總部在日內瓦)，非洲和中南地區有關國家的很多貿易商出於各種原因都認可SGS檢驗，比如本國進出口商品檢驗能力有限。SGS在中國廣東、上海、青島等地設有分支機構，可應客戶要求辦理檢驗。同時，SGS現已與我國官方政府機構合作-