第二條公司文件實行統壹管理。文件的管理應規範、準確、及時、安全。寫作單位要克服官僚主義和繁文縟節。
1.各部門及相關人員必須對文件中涉及的應由公司保密的事項嚴格保密，不得隨便向他人泄露。
2.文件分為絕密、機密、秘密三類，其他為壹般文件。絕密和機密文件必須打印在專用磁盤上。絕密文件只能打印壹份，由起草人發給有資格的人員傳閱。涉密文件將按審核人數打印，閱後由起草人回收歸檔。機密文件應由讀者妥善保管。詳見保密管理制度。
第三條文件的密級由發文單位主管領導根據文件內容確定。
第四條公司發文程序為:準備、審核(部門領導)、簽發(公司領導)、打印、發文、催辦、立卷、歸檔、銷毀。
第五條公司收文的辦理程序為:收文、分文、傳遞、催辦、歸檔、立卷、銷毀。
第六條起草文件應當註意以下事項
1.內容要符合公司制度。
2.客觀反映情況，實事求是。
3.文本應該準確、簡潔、清晰、有條理、結構嚴密和標準化。
4.人物、地點、姓名、引文、時間要具體準確。
第七條。所有負責人應仔細閱讀和批準文件，閱讀後簽字並註明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確具體。
第八條公司各發文單位應將文件存檔，文件原件(領導簽字)連同兩份原件存檔。有領導批示的，也要附批復。
第九條行政人事部負責文件的接收。行政人事部收到文件後，應先進行分類登記，然後根據文件內容分發給相關領導閱讀。看完之後，行政人事部會拿回去存檔。
第十條所有文件必須有簽發登記和簽收手續。
第十壹條公司文件必須由行政人事部統壹編號。
1.凡以公司名義發出的帖子，應標有×××(年)字樣；
2.公司總經理辦公用語，用總經理辦公字(××年)××；
3.財政部門發文，用“錢”字(××年)××；
4.工程部發文，用工字(××年)××；
5.技術部發文，技術字(××年)××；
6.經營部發文，有“Y”字(XX年)××；
7.人事行政部發文，字(XX年)××；
第十二條紅頭文件僅適用於需要遵循的制度、規定、決定、決議、紀要、任免等，其他文件壹般以公司信箋形式下發。