交流的話題(針對工作中的問題、現狀、最新技術、大家感興趣的話題等。)組織的人員(組織者、流程管理人員、會後操作人員、拍照錄像的會議記錄人員等。)
參與者(定義參與者，角色，興趣點，以及需要做什麽，是否需要發言，是否需要提前準備等。)
參與者的角色(主持人、記錄者、演講者、其他部門的人、局外人等。)參與時間(會議時間和持續時間根據實際人數和大家的工作安排確定)交流會的目的(明確壹個交流會的目的和持續時間，定期檢查)。
會後輸出(會後輸出，結果，如果有問題，問題記錄和跟進的過程)如何操作結果(分享會是壹個持續的過程，所以要有結果的持續輸出，以及結果的分享和操作)會議的流程(有幾個環節決定會議的流程，每個環節做什麽，多長時間等。如果有可能通知該過程的所有參與者)
首先確定大的框架和體系，然後定義組織的人。大家分工明確，會前要做好充分準備，流程要簡單易操作。組織壹個小型的分享會並不容易。把握不好就會變成形式主義，說是休息，最後變成強制參與行為。
個人認為最直觀的原因是，文字分享和演講分享是塑造個人和企業影響力非常重要的手段，尤其是在這個信息爆炸的時代。
回到人的存在感上，人渴望分享是因為想要獲得認同感。可以推斷，在信息技術非常原始落後的時代，古人類的生存環境非常惡劣，古人類為了生存而共享。每個人都必須互相分享在哪裏發現了野生動物，哪些樹有水果可摘，哪些樹可以避免危險，等等。沒有分享，他們就無法生存。
如今，隨著信息技術的發展，基本的生存已經不是問題，我們還在分享知識。正如尤瓦爾·哈拉裏(yuval harari)在《人類簡史》中所說，人類是在虛擬意義上繁榮發展的，人類對共享的需求來自於這種本性。八卦交流的欲望早就刻進了基因。
從更學術的角度，比如心理學的角度來說，在衣食住行的基本需求方面，人類還有壹個最大的需求，那就是交流，這是壹種歸屬感的需求。只有和大家在壹起，我們才能安全。
既然分享是我們證明自己，滿足自我存在感的重要方式，那就意味著我們分享的東西決定了我們自我存在感的形象。比如我想讓別人覺得我朋友很廣，很慈善，所以我經常會直接把信息分享給那些我認為可以幫助他的人。別人如何評價我分享的內容決定了我的個人品牌，可能是幽默或有創意，有愛心或非常自我等等。這些在不經意間完成的印象建立，壹起變成個人品牌，也會幫妳吸引到興趣相投的人。