2、講解會議流程、制度及註意事項。
3.嚴格控制會議期間的紀律。
秘書參考的九個段落:
壹個秘書的做法:發通知——通過郵件或者黑板發會議通知，然後準備相關會議用品，參加會議。
二秘的做法:註重落實——發完通知後，再打壹次電話與參會人員確認，確保及時通知到每個人。[1-2]
三段式秘書的做法:雙重核對——發通知，提醒參會人員第二天開會前30分鐘參加會議，確定是否有變動，因急事暫時不能參加會議的人員，立即向總經理匯報，確保總經理在會前知道缺席情況，也給總經理留時間確定缺席人員是否必須參加會議。
四級秘書的做法:勤於準備——給每個人發通知，會前通知後，測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，在會議室門上貼個紙條:明天這個會議室幾點開會，會場安排在哪裏，桌椅是否足夠？音響和空調正常嗎？白板、筆、紙、筆記本夠用嗎？我的準備在物品和環境方面能滿足會議的需要嗎？
吳端書記的做法:精心準備——通知，落實到人，會前通知，測試設備，先搞清楚這個會議是什麽性質的？題目是什麽？如何安排議程，然後把這個話題相關的信息發給與會人員參考(領導壹般都比較健忘，不然不會經常為過去已經定下來的事情或者記不清的事情吵架)。提前的目的是讓參會者有備而來，讓大家開會的時候提高效率。
六秘書的做法:做筆記——給人發通知，會前通知，測試設備，提供相關會議資料，會議期間做詳細的會議紀要(允許的話做錄音備份)。
會後，結束了嗎？會議討論的問題，做出的承諾，領導的安排，部門之間的配合，都有很多會議成果，需要有人記錄。
七段式秘書的做法:送紀要——會後整理會議紀要(錄音)給總經理，在會議內容沒有問題後，再問總經理是否發給參會人員或其他人員。請他們按照說明操作。
八段位秘書的做法:分配責任——將會議上確定的任務逐壹落實到相關責任人，經各方確認後形成書面備忘錄，交給總經理和各方。以紀要為執行文件，監督檢查執行者的過程結果和最終結果，定期跟蹤各項任務的完成情況，並及時向總經理匯報。
九段秘書的做法:流程——把上面的流程做成標準化的“會議”流程，讓任何壹個秘書都可以按照這個流程復制優秀的團隊，做出會議服務九段的成果，形成不依賴任何人的會議服務體系！