證券公司檔案管理系統

中信證券評估有限責任公司證券評級業務檔案管理系統1。總則1.1為加強公司證券評級業務檔案的科學管理，統壹業務檔案管理制度，結合工作實際，制定本辦法，請公司各部門共同遵照執行。1.2證券評級業務檔案是公司證券評級業務活動的真實記錄，是具有重要參考價值的重要原始專業檔案。公司應配備專職或兼職檔案管理員。1.3檔案管理員的職責是:1)收集、整理、保管、統計公司業務檔案及相關資料，確保檔案的完整和安全；2)積極開展業務檔案的利用，為業務發展提供服務；3)指導、監督、檢查業務人員業務文件資料的歸檔工作；4)完成領導交辦的其他與檔案工作有關的任務，定期匯報檔案工作。2.證券評級業務檔案的內容與管理2.1證券評級業務檔案包括但不限於:1)委托開展證券評級業務的委托書和項目立項材料；(二)出具評級報告的原始數據；3)評級過程中與債券發行人、擔保機構及其他中介機構形成的工作底稿、電話記錄、會議記錄、備忘錄、電子郵件、傳真以及分析師對某壹項目的調查記錄或分析；4)初步評估報告；5)信用評級報告(包括二次審核意見和論文、正式評級報告)；6)信用評級委員會的表決意見和會議記錄；7)發布評級結果數據；8)跟蹤評級數據；9)跟蹤評級報告；10)合規文件。2.2證券評級業務檔案歸檔時間要求:1)立項後即可歸檔；2)每道工序完成後，相關人員和部門應及時將本部門負責的流轉單和文件歸檔；3)在出具正式報告後兩周內完成項目的正式備案。2.3證券評級業務的檔案保管形式:1)檔案管理人員需要將每個證券評級項目單獨歸檔，並制作檔案目錄；2)檔案員可根據項目資料以文件夾或檔案盒的形式保存相關檔案；3)文件編號原則上按照正式報告發出的時間順序進行編號，文件編號應與註冊公告編號壹致；4)檔案編號應在檔案夾或檔案盒背面清楚標明，並應縮寫為年份、編號、數量和裝訂。如果壹個項目文件有多個文件夾或壹個盒子，應註明文件夾(盒子)總數和文件夾(盒子)數量，即壹個項目文件有4個文件夾(盒子)，分別標記為4-1、4-2、4-3、4-4；5)跟蹤評級數據仍使用原項目文件號，可註明跟蹤評級時間。2.4歸檔要求:1)歸檔文件用紙統壹為標準A4紙，可雙面打印；2)填寫文件交接清單，由收發雙方簽字確認；3)檔案管理員在接收業務人員的檔案時，應檢查核對檔案交接清單，並嚴格按照歸檔要求認真核對歸檔文件。主要包括兩個部分:a .發行人和擔保人提供的原始資料必須由相關機構根據資料清單的內容在封面和騎縫處加蓋公章。b .公司內部傳閱表格、工作底稿及相關文件應嚴格按照公司相關制度執行，並由相關部門和人員簽字。4)資料未按期歸檔或不符合歸檔要求的，應向相關人員和部門出具書面意見，限期改正。3.借閱查閱檔案3.1業務人員借閱檔案時必須經過壹定的審批和登記手續，並限定借閱期限。因特殊情況不能按期歸還的，應當辦理延期手續。3.2原項目參與人因工作需要，可通過履行借閱手續查閱原項目的歸檔文件。但是，除非明文規定必須經過領導批準。3.3非項目參與人員因工作需要借閱本項目業務檔案時，應出示公司評級副總監以上領導批示的正式調動函，並辦理借閱登記手續。3.4業務人員借出的業務檔案不得轉借給其他單位或個人使用。3.5涉及國家機密或公司商業秘密的業務檔案，以及項目委托方要求保密的檔案，壹般不允許外借和查閱。特殊情況需要咨詢的，必須報公司副總裁以上批準。3.6除機密文件外，所有獲準訪問的文件均可提取或復制。3.7查閱或借出的業務檔案應及時歸還。歸還時如發現文件資料被拆、缺、塗改、增刪、汙損，應立即向公司領導報告，並及時追查。3.8檔案人員必須嚴格遵守保密制度，保守國家秘密和委托人的商業秘密。不得違反制度向任何人提供檔案和擴大使用範圍，不得向他人泄露檔案內容。4.檔案保存期限4.1信用評級業務檔案保存期限為評級合同到期後5年或評級對象到期後5年，業務檔案保存期限不低於10年。5.檔案的鑒定與銷毀5.1對超過保管期限的檔案，應當定期進行鑒定。鑒定工作由評級主管、項目負責人、檔案管理人員組成的鑒定小組共同進行。5.2經鑒定，具有保存價值的檔案，應通過提高保存期等級予以延長。對無保存價值的文件進行登記，連同銷毀報告壹起提交公司總裁辦公會議，經書面批準後銷毀。5.3為防止丟失和泄密，銷毀文件的銷售應由兩人負責，並由銷售者在銷毀清單上簽字。5.4銷毀檔案清單、鑒定報告和審批意見由檔案管理人員永久保存；6.檔案的統計和移交6.1公司檔案管理人員應對檔案的收集、移交、保管和利用情況進行統計，並按規定定期向公司總裁辦公會議提交檔案管理基本情況的統計。6.2檔案管理人員調動時，應做好檔案交接工作，辦理交接手續後方可離職。7.檔案的保護與保管7.1存放業務檔案的房屋應當堅固、防火、防盜、防潮、耐高溫、防鼠、防蟲、避光、防汙染，保持室內整潔、通風。7.2檔案庫房應專用，不得存放與檔案無關的物品。檔案室內外嚴禁存放易燃易爆物品。7.3隨卷歸檔的聲像檔案應單獨保管，防止磁化，並根據保管期限定期復印。7.4檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，並及時采取預防措施，對破損、蟲蛀、鼠咬、變質、褪色的檔案進行修復和復制。發現丟失的檔案，應立即向有關領導報告，並積極尋找。8.補充規定8.1本制度的修改和解釋權屬於公司總裁辦公會議。8.2本制度自發布之日起生效。