第壹步，清理文件，即將上壹年度收發的文件和表外文件分為:不歸檔、永久和定期。劃分保管期限應結合《國家檔案局關於辦公文件材料歸檔範圍和文件檔案保管期限的規定》(即國家檔案局令第8號)，制定本單位的檔案保管期限表，並按條款逐壹標識。
簡單地說，即使在實際工作中，儲存期的劃分方法如下:
永久(y):
1.接收文件中的目標文件:a .看主文件是否發送到公司；b、看內容是否反映單位的人和事，如任免、表彰、分類文件等。
2 .政策性文件，如決定、規定、辦法、意見等
3 .屬於本單位主要職能和活動的重要文件和資料；單位開展重大活動形成的文件材料。
4.重視“表外”文件資料的收集和歸檔(即本單位的計劃和總結、各類人員花名冊、工資表、勞動工資年報、創建活動重要文件資料等。).
30年固定期限(D30):
1.收文:上級機關下發的需要長期執行的政策性文件(如註明試驗性、臨時性的辦法、規定、規定等。);不是主要職能但應執行的政策法規；
2.簽發文件:本單位形成的較為重要的業務文件和資料(壹般包括:內部管理制度、獎勵制度、業務操作規程等。).
周期10年(D10):
1.收文:上級機關和地方各部、局、辦下發的需要在短時間內查閱的文件；
2.本單位為事務性和壹般性工作形成的文件。
簡單來說，區(縣)級機關、文件數量較多，特別是要入館的單位，保護期限盡量按照國家檔案局8號令的規定；文件數量較少的單位或相對基層的單位可以依靠自己，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可以更長。
第二步:按件裝訂:定義什麽是件。有關詳細信息，請參見文件歸檔規則。“棋子”有兩種:①自然棋子，定義明確；②合適的“組件”。如果文件資料有電子文檔，可以用縫紉機邊(定)邊；後期掃描，建議用不銹鋼裝訂，方便還原和高速掃描。文件材料裝訂後，每件應加蓋“文件編號戳記”。
第三步，整理文件:區分“黨群”、“行政”、“業務”三大類後，在每壹類的第二類下，按原因整理文件。黨群工作分兩類。壹般有:①黨務、②工會、③ * *共青團、④婦女工作、⑤學習(社團)會。①下按時間排列文檔，② 34⑤同上。文件數量較少的單位，可直接按黨群類下的第二類排列。
行政管理類下有兩類，壹般包括:①機構和人員；②政(商)務；③物業管理，①按時間順序排列，② ③同理。(政務:文秘工作；事務:後勤保障類；物業管理(指審計、會計、資金、車輛、設備、房產管理等工作中形成的文件材料)。
業務管理類:本單位業務管理中形成的文件材料，應根據各單位不同的業務情況進行分類整理。
第四步編號:永久、定期30年、定期10年，每年壹次(即在檔案號戳上填寫歸檔信息)。
第五步編目:根據保管期限填寫歸檔文件目錄。
第六步填寫預備單，裝箱，填在後面(可以印上數字和代碼，保持整潔美觀。