雖然Lotus 1-2-3、MS Office系列等很多應用軟件都可以提高辦公效率，但只是針對個人辦公。辦公自動化既兼顧個人辦公效率的提高，又能實現群體協同工作。協同工作意味著信息交流、工作協調和合作。因為網絡的存在，這種溝通協調幾乎可以瞬間完成，不用擔心對方是否在電話旁邊，是否有傳真機可用。這裏所說的群體工作可以包括壹群在地理上分布很廣，甚至是世界各地的工人，這樣他們的工作時間就不壹樣了。
辦公自動化可以與企業的業務緊密結合，甚至可以定制。因此，信息收集、查詢和統計等功能可以與具體的服務密切相關。操作人員只需點擊壹個按鈕就能得到想要的結果，極大地方便了企業領導的管理和決策。
辦公自動化也是壹個企業與全世界聯系的渠道，企業的內網可以與互聯網連接。壹方面，企業的員工可以在互聯網上查找相關的技術數據和市場信息，聯系現有的或潛在的客戶和合作夥伴；另壹方面，其他企業可以通過互聯網訪問您發布的企業信息，如企業介紹、生產經營業績、經營範圍、產品/服務等信息。從而起到宣傳和介紹的作用。隨著辦公自動化的普及，越來越多的企業將通過自己的Intranet網絡連接到Internet，因此這種在線交流的潛力將是巨大的。
目前，企業的辦公自動化程度可分為以下四類:
起步慢，還停留在沒有聯網的電腦使用上，使用MS Office系列和WPS系列應用軟件，提高個人辦公效率。
我建立了自己的內網，但是沒有好的應用系統支持協同工作，還是個人辦公。網絡處於閑置狀態，企業的投資沒有產生應有的效益。
我們自己的Intranet網絡已經建立，企業內的員工通過電子郵件交流信息，實現了有限的協同工作，但效益並不明顯。
建立了自己的內部網網絡；使用二次開發的通用辦公自動化系統；能更好地支持信息共享和協同工作，與外界聯系的信息渠道暢通；通過互聯網發布和宣傳企業的產品、技術和服務；內部網網絡已經為企業的運營產生了積極的效益。目前，我們正在開發或已經在使用為企業定制的綜合辦公自動化系統，以實現科學管理和決策，增強企業競爭力，使企業不斷發展壯大。
辦公室自動化已經成為商業界的知識。許多企業意識到，盡快建設辦公自動化，占據領先地位，將有助於保持競爭優勢，形成企業發展的良性循環。
辦公自動化的實施要考慮企業的實際情況，主要是企業的經濟實力。根據以上分析，第壹類企業需要更多的投資來建設辦公自動化。企業需要有強大的經濟實力來建設內網，開發辦公自動化系統。對於第二類和第三類企業來說，由於企業內部網網絡已經存在，但沒有好的辦公應用系統，只需要投入比網絡投資少得多的資金開發壹個通用的辦公自動化系統，投資回報就比較高。綜合辦公自動化系統即使壹步開發出來，其投資也比網絡少得多，經濟效益更高；對於第四家企業來說，由於其良好的辦公自動化基礎，可以用較少的投入達到辦公自動化的最高水平。
那麽，什麽樣的企業適合使用辦公自動化(OA)系統呢？幾乎所有的企業都適合使用辦公自動化(OA)系統，但是不同的企業會將它用於不同的目的，具體來說:
[1]尚未開始信息化的企業
由於沒有信息化應用基礎，首先要應用辦公自動化(OA)，OA註入成功率近100%，有利於提高企業各級人員的基本素質和計算機的實際操作能力，有利於今後企業信息化工作在業務領域的開展。
[2]信息化失敗或對信息化嚴重缺乏信心的企業。
信息化的失敗，尤其是大型業務管理系統的失敗，比如ERP，對企業的信心是非常沈重的打擊。為了從壹開始就重建信心或者規避風險，辦公自動化是壹個選擇。
[3]企業缺乏信息化資金。
信息化投資壹般都比較昂貴，大部分企業在看不到實際效果的時候都會猶豫。因此，對於謹慎的企業或資金不足的企業，辦公自動化(OA)有助於企業逐步了解企業信息化及其作用，減少未來信息化工作的盲目性。
[4]已有業務管理系統，需要進壹步改善行政辦公和內部信息交流環境的企業。
辦公自動化(OA)和業務管理系統相輔相成，可以豐富和完善企業信息化的形式和內容。